Business Services Administrator & Receptionist

This is what you will do:

The Receptionist and Project & Administrative Coordinator will be responsible for the efficient running of the Alexion reception and front desk (supported by external  Facility Services team), ensuring a professional image of Alexion is portrayed at all times to visitors and employees alike.  Together with the Senior Manager Business Services she/he ensures a trouble-free and safe workflow for Alexion employees at the Munich Office.

You will be responsible for:

Facility Administration and front desk tasks

• Collaboration with Reception team (external Facility Services partner) at front desk
• Manage incoming calls, and incoming and outgoing mails, fax, and special deliveries
• Guest registration, greeting visitors, responsible for activating and deactivating entrance access badges for employees and visitors
• Departmental Budget: support Sen. Manager to monitor and edit monthly invoices
• Management of approx. 25 Service Providers (material ordered by external Facility Service partner)
• Ordering business cards and badges as well as name tags for new hires
• Organize and distribution of the monthly restaurant tickets (Sodexo) allocated to office-based employees.
• Updating distribution lists
• Townhall management (room booking and equipment/catering organized by external Facility Services partner)
• Collaborate with AZ Computational Pathology and Corporate Communications to organize joint activities for all Munich-based colleagues (e.g., monthly breakfast, after work events, lunches, corporate social activities or B2Run)

Project tasks

• Update content on Intranet/Sharepoint (WorkVivo/MS Teams) for all 3 functions (facility management, mobility and SHE) and create posts to keep colleagues updated.
• SHE (Safety, Health & Environment):
  • Support organisation of local trainings
  • Organize annual vaccination and eyesight tests with company doctor
  • Support the execution of evacuation and other safety trainings
  • Organize training of first aid helps and Sicherheitsbeauftragte

You will need to have:

• Experience in reception and office management
• Professional personality with good interpersonal skills and an ability to stay calm under pressure
• Highly service orientated, able to handle multiple and changing priorities
• Efficient administrative skills and an ability to prioritize different requests
• Proven MS Office skills
• Fluent written and spoken German, good knowledge of English

We would prefer for you to have:

• Work experience in a service oriented environment (pharmaceutical company or healthcare industry preferred, but not mandatory)
• Highly motivated and pro-active approach
• Sense of ethics and responsibility

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Der/die Rezeptionist/in und Projekt- & Verwaltungskoordinator/in ist verantwortlich für den effizienten Betrieb des Empfangs und der Rezeption von Alexion (unterstützt durch das externe Facility Services Team) und stellt sicher, dass Besuchern und Mitarbeitern jederzeit ein professionelles Bild von Alexion vermittelt wird.  Zusammen mit dem Senior Manager Business Services sorgt sie/er für einen reibungslosen und sicheren Arbeitsablauf für die Mitarbeiter von Alexion in der Münchner Niederlassung.

Sie werden für folgende Aufgaben verantwortlich sein:

Facility Administration und Front Desk Aufgaben

• Zusammenarbeit mit dem Rezeptionsteam (externer Partner für Facility Services) an der Rezeption
• Bearbeitung eingehender Anrufe, ein- und ausgehender Post, Fax und Sondersendungen
• Gästeregistrierung, Begrüßung von Besuchern, Aktivieren und Deaktivieren von Zugangsausweisen für Mitarbeiter und Besucher
• Abteilungsbudget: Unterstützung des Sen. Managers bei der Überwachung und Bearbeitung der monatlichen Rechnungen
• Verwaltung von Dienstleistern (Materialbestellung durch externen Facility Service Partner)
• Bestellung von Visitenkarten und Mitarbeiter-Ausweisen sowie Namensschildern für neue Kollegen
• Organisation und Verteilung der monatlichen Restaurantkarten (Sodexo) für die Mitarbeiter im Innendienst.
• Aktualisierung der Verteilerlisten
• Townhall-Management (Raumbuchung und Ausstattung/Catering wird durch externen Facility-Service-Partner organisiert)

Zusammenarbeit mit dem AZ Computational Pathology Team und der Unternehmenskommunikation, um gemeinsame Aktivitäten für alle Kollegen in München zu organisieren (z. B. monatliches Frühstück, After-Work-Events, Weihnachtsfeier)

Projektaufgaben

• Aktualisierung der Inhalte im Intranet/Sharepoint (WorkVivo/MS Teams) für alle 3 Funktionen (Facility Management, Mobilität und Safety, Health, Environment) und Erstellung von Posts, um die Kollegen auf dem Laufenden zu halten.
• SHE (Sicherheit, Gesundheit und Umwelt):

o Organisation der jährlichen Impfungen und Sehtests durch den Betriebsarzt

o Unterstützung bei der Durchführung von Evakuierungs- und anderen Sicherheitstrainings

o Organisation von Schulungen für Erste-Hilfe-Helfer und Sicherheits-beauftragte

Erforderliche Qualifikationen:

- Erfahrung im Büro- und Empfangsmanagement

- Professionelle Persönlichkeit mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und der Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben

- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und die Fähigkeit, mit mehreren und
   wechselnden Prioritäten umzugehen

- Effiziente administrative Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen

- MS-Office-Kenntnisse

- Fließendes Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Bevorzugt Qualifikationen:

- Berufserfahrung in einem serviceorientierten Umfeld (Pharmaunternehmen oder Gesundheitswesen bevorzugt, aber nicht zwingend)

- Hoch motiviert und pro-aktiv

- Sinn für Ethik und Verantwortung

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements.