SC Meeting & Events Coordinator

Responsable de la coordinación y ejecución del proceso end-to-end de reuniones internas y externas, asegurando el estricto cumplimiento de las políticas y SOPs de AstraZeneca (Compliance, Interacción con HCPs, y Eventos). Trabaja en colaboración con el meeting owner de cada una de las áreas de negocio y proveedores externos en todo el ciclo del evento: recomendación de sedes, negociación de contratos, presupuesto, catering, producción audiovisual, desarrollo de agenda, gestión/soporte de asistentes, viajes, aprobaciones y cierre financiero (facturación y conciliación), garantizando trazabilidad documental y reportes requeridos. Comprende las prioridades comerciales de AZ y vela por su observancia en cada instancia de la organización de eventos.

1. Coordinar las de actividades claves en la planificación estratégica de eventos definidos como de alta complejidad o de riesgo, brindando asesoramiento para la correcta ejecución de procedimientos y logística establecidos en el proceso.

2. Ser socio estratégico para el desarrollo en la planificación y ejecución de las reuniones de alta complejidad o de riesgo, trabajando en colaboración con el propietario de la reunión de negocios y socios externos para todos los aspectos de una reunión, incluidas recomendaciones de sitios, negociaciones de contratos, presupuestos, catering, producción audiovisual, desarrollo de agenda de eventos, seguimiento de asistentes, viajes, facturación y conciliación del programa final.

3. Buscar la excelencia en la ejecución, así como servicio, calidad y propuesta económica brindando un servicio efectivo, competitivo y en apego a los objetivos de AZ.

4. Desarrollar la planeación de los eventos, reflejar la misma en los sistemas que para ello defina el clúster Cono Sur. Asegurar el cumplimiento de los plazos de los proyectos y dar seguimiento a los elementos de acción, asegurando que se notifique el inicio de la planificación del evento con el tiempo estipulado según corresponda para cada uno.

5. Proporcionar una sólida coordinación de proyectos y de los responsables de eventos de cada área terapéutica, evidenciando la capacidad de comunicarse y colaborar eficazmente en todos los niveles de la organización.

6. Coordinar los recursos de los eventos responsabilidad de la coordinación, es decir el recurso humano con responsabilidades de eventos de cada área en lo que respecta a eventos de alta complejidad o de riesgo, coordinar la buena utilización de los recursos financieros y el seguimiento de la logística para asegurar el éxito.

7. Realizar reportes mensuales a su jefe inmediato y cuatrimestrales a todas las áreas para dar transparencia al progreso del área ya al cumplimiento de los objetivos. Asegurar disponibilidad de la información de eventos y su seguimiento en cualquier momento.

8. Identificar puntos críticos en las distintas instancias de la planificación y ejecución de eventos con el fin de proponer oportunidades de mejora en costos y optimización de tiempos, adaptándose a las necesidades presentes, políticas y leyes comerciales del contexto en constante cambio.

9. Velar por el cumplimiento a conciencia de los lineamientos definidos en el SOP de reuniones, promoviendo la relevancia del impacto que conlleva cada actividad, asegurando que los mismos también se cumplan por parte de los proveedores que brindan servicio a la AstraZeneca.

10. Garantizar que cada congreso/reunión se haya registrado y avance sin problemas a través del proceso definido de Cvent.

11. Seguimiento de KPIs que se establezcan para el cumplimiento y excelencia en la gestión integral de eventos.

12. Nivel de servicio, medido con encuestas realizadas a asistentes de eventos.

13. Detección de desvíos presupuestario. Seguimiento a la alineación entre presupuestos asignados y presupuestos reales.

14. Hacer seguimiento y verificar que todas las áreas entreguen en tiempo la documentación previa y posterior al evento se ejecuten en tiempo y forma: desvíos del proceso.

15. Cumplir con las instancias de control y reporte establecidas con sus superiores: 90% porcentaje de cumplimiento por Q.

Competencias y conocimientos:

·Capacidad para planificar eventos

·Habilidades para trabajo matricial.

·Comprensión y conocimiento de los procesos de AZ, la normatividad de Pharma y lineamientos de los países del cluster para eventos y de transparencia financiera.

·Capacidad para hacer una contribución positiva, como se demuestra al aprender nuevas habilidades y hacer sugerencias para mejorar procesos/procedimientos.

·Habilidad en el manejo de inglés oral y escrito.

·Disponibilidad para viajar de ser necesario.

·Dominio de las herramientas de MS Office (Word, PowerPoint y Excel).

·Experiencia con tecnología de la industria de reuniones como Veeva Meetings.

·Manejo de Sistema SAP

·Titulado de Administración, Marketing o afines.

Date Posted

19-dic-2025

Closing Date

27-feb-2026

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity.  We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills.  We believe that the more inclusive we are, the better our work will be.  We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics.  We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements.

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorisation and employment eligibility verification requirements.