Personal Assistant / Secretary (CDMX)

Asistente de Dirección Comercial / Acceso / Government Affairs (CDMX)

Responsabilidades:

• Prepara documentos y materiales de presentación; responde a la correspondencia, consultas y llamadas entrantes; realiza borradores de cartas y comunicados oficiales; organiza y asiste a reuniones; toma y distribuye las actas. Capaz de expresarse en su propio idioma y en inglés.
• Gestiona las citas y programas de los ejecutivos y realiza los preparativos de los viajes para hacer un uso adecuado del tiempo
• Recopila, compila, verifica y analiza la información que utilizarán los ejecutivos en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados
• Coordina reuniones / conferencias internas y externas y supervisa todos los detalles, como la planificación de las horas de las reuniones, los preparativos de los viajes de los asistentes y la disponibilidad de distintos materiales y actividades relacionados con las reuniones
• Facilita la comunicación entre ejecutivos y otros ejecutivos, managers y empleados así como con terceros como medios, clientes y el público
• Accede a las cuentas de correo electrónico de los ejecutivos para planificar sus citas y responder o redirigir las consultas rutinarias de orígenes internos o externos
• Proporciona soporte administrativo especializado basado en proyectos si es necesario
• Maneja información confidencial y mantiene la seguridad de los registros y archivos de los ejecutivos
• Mantiene los registros administrativos y contables de los ejecutivos; supervisa, revisa y aprueba gastos estándar para garantizar la realización de las actividades de la oficina según los presupuestos establecidos
• Realiza otras tareas administrativas necesarias de manera individual para las que se requiere organización y discreción
• Planea, organiza y programa su propia carga de trabajo para que todas las actividades se realicen de forma eficaz y a tiempo
• Puede supervisar a empleados con menos antigüedad del departamento de ayudantes personales y secretarios

Requerimientos Mandatorios:

• Experiencia previa como PA
• Capacidad para seguir procesos
• Buenas habilidades comunicativas
• Amplia experiencia en tareas administrativas, de secretaria o similares
• Conocimiento general de las políticas y procedimientos de la empresa
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos, tareas y asignaciones simultáneamente y de manera eficaz
• Habilidad y conocimientos demostrables en aplicaciones informáticas
• Perfil de atención al cliente interno y externo

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorisation and employment eligibility verification requirements.